Btw controleren: twijfelgevallen nalopen zonder het overzicht te verlaten

Een btw-overzicht uit honderden documenten is zo betrouwbaar als het slechtst leesbare document erin. Een vage foto van een bon, een factuur met twee tarieven, een scan zonder totaalregel: dat zijn de documenten waar het misgaat, en die moet je zien voordat je de aangifte doet. Liefst zonder elk document apart te openen.

Welke documenten moet je nalopen?

Bij het berekenen van de btw over een map geeft Boekhoud Verkenner elk document een zekerheidsscore, met de reden:

• gelezen met OCR;
• bedragen tellen niet op;
• geen totaalregel gevonden;
• gemengd tarief.

Documenten onder de 80% staan apart onder Aandacht. Alles onder 100% kun je in één keer nalopen.

Hoe werkt het controlescherm?

Klik in het venster Btw-totalen op Controleren boven de lijst, of op het controle-icoon bij een document. Je blijft in hetzelfde venster:

• links het document, met zoom en het OCR-kader om een bedrag te selecteren;
• rechts of het document inkoop of verkoop is (met de markering van de map, met één klik te wisselen), de factuurdatum, de valuta, de relatie, het factuurnummer en de btw per tarief: 21%, 9%, 0%, Verlegd of Anders;
• onder de bedragen in welke rubriek het document meetelt.

De documenten komen in volgorde van zekerheid, laagste eerst. Zo besteed je je aandacht waar die het meest nodig is.

Hoe bevestig of verbeter je een document?

Klopt alles, druk dan op Enter. De btw is bevestigd en het volgende document verschijnt.

Klopt iets niet, verbeter het dan. De velden rekenen mee:

• verander je de grondslag of het tarief, dan rekenen btw en totaal mee;
• staat er alleen een totaal, dan splitst het kiezen van een tarief dat totaal in grondslag en btw;
• opslaan kan pas als de btw past bij het tarief (bij verlegd en 0% zonder btw) en excl. plus btw gelijk is aan het totaal.

Die laatste regel voorkomt dat een tikfout in de aangifte belandt. Esc brengt je terug naar het overzicht; de totalen bovenaan lopen tijdens het controleren live mee.

Waar wordt de controle opgeslagen?

In het bestand zelf, niet in een aparte database:

Bestand	Waar de controle staat
PDF	In de documentinformatie, als toevoeging aan het eind; inhoud en digitale handtekening blijven ongewijzigd
JPG en PNG	Als XMP-metadata
Andere bestanden	In een NTFS-gegevensstroom bij het bestand

De datum Gewijzigd blijft staan, zodat je sortering op datum niet verandert. Versleutelde PDF’s worden niet aangepast.

Wat levert dat op?

Een gecontroleerd document telt daarna overal met 100% mee en wordt niet opnieuw gelezen. Ook op een andere pc, als de map op een netwerkschijf of in een gesynchroniseerde map staat. Het tabblad Gegevens toont dan de gecontroleerde bedragen in plaats van de herkende.

Voor een kantoor betekent dat: wat één collega heeft gecontroleerd, hoeft een ander niet opnieuw te doen. En bij de volgende aangifte van dezelfde klant zie je meteen welke documenten al zijn nagelopen.

Tip: begin bij de mappen

Hoe beter de app weet of een document inkoop of verkoop is, hoe minder je hoeft te wisselen. Markeer je mappen als debiteuren of crediteuren voordat je gaat controleren.