Bonnetjes en scans lezen met OCR, zonder je bestanden te uploaden
Door Gerard Buitelaar3 min. lezen
In het kort
Foto's van bonnen en gescande PDF's bevatten geen tekst, alleen pixels. Boekhoud Verkenner leest ze met de tekstherkenning (OCR) die in Windows zit, dus offline en zonder iets te uploaden. De app haalt er datum, bedragen en btw uit, zet scheve foto's automatisch rechtop, en met Alt+O selecteer je zelf elk stuk tekst.
- OCR met de ingebouwde tekstherkenning van Windows: offline, op je eigen pc, zonder upload naar een cloudsdienst.
- Werkt op foto's van bonnen, gescande PDF's en gewone PDF's.
- Gedraaide foto's worden automatisch rechtop gezet: de app leest ze in vier standen.
- Met het OCR-kader (Alt+O) selecteer je zelf een stuk tekst en kopieer je bedragen en datums.
Een klant die zijn bonnetjes fotografeert met zijn telefoon, een leverancier die facturen nog op papier stuurt die je inscant: in elke administratie zit een stapel documenten zonder tekstlaag. Voor de computer zijn dat plaatjes. Zoeken werkt niet, kopiëren werkt niet, en elk bedrag moet je overtypen.
Waarom kun je een scan of foto niet doorzoeken?
Een PDF die uit een boekhoudpakket komt, bevat echte tekst. Een scan of foto bevat alleen pixels. Om daar tekst van te maken is OCR nodig: optische tekenherkenning. Veel online diensten bieden dat aan, maar dan upload je de bonnen en facturen van je klant naar een server van een ander. Voor een administratiekantoor, met zijn geheimhoudingsplicht en de AVG, is dat een onwenselijke stap.
Hoe werkt OCR in Boekhoud Verkenner?
Windows 10 en 11 hebben zelf een tekstherkenning aan boord. Boekhoud Verkenner gebruikt die. Dat betekent:
- offline: er gaat niets over internet;
- lokaal: de foto of scan verlaat je pc niet;
- zonder extra software of abonnement.
Selecteer een foto van een bon of een gescande PDF en de app leest hem. Onder het voorbeeld verschijnen dezelfde gegevens als bij een gewone PDF: relatie, datum, bedrag excl. btw, btw en totaal. Gelezen documenten worden onthouden, dus de volgende keer staat alles direct klaar.
Wat als de foto scheef of op zijn kop staat?
Bonnen worden vaak in een haast gefotografeerd, op hun kant of ondersteboven. Boekhoud Verkenner leest elke foto in vier standen en kiest de stand met de meeste leesbare tekst. Dat geldt voor het voorbeeld, de miniaturen en de herkenning van gegevens. De rotatie van de camera (EXIF) wordt altijd toegepast. Je zet het automatisch rechtop zetten aan of uit in Instellingen > Afbeeldingen.
Hoe selecteer je zelf een stuk tekst?
Soms staat het bedrag dat je zoekt niet bij de herkende gegevens: een deelbedrag, een kenmerk, een regel in een tabel. Druk dan op Alt+O voor het OCR-kader:
- Sleep een kader over het deel van het document dat je nodig hebt.
- De tekst in het kader wordt gelezen en verschijnt onder het document.
- Bedragen en datums erin zijn met een klik te kopiëren; met Kopieer tekst neem je alles mee.
Het OCR-kader werkt op gewone PDF’s, gescande PDF’s en foto’s. Esc sluit het.
Welke bestanden kun je zo lezen?
| Bestand | Tekstherkenning |
|---|---|
| PDF met tekstlaag | Niet nodig, de tekst wordt direct gelezen |
| Gescande PDF | OCR van Windows |
| JPG, PNG en andere foto’s | OCR van Windows, automatisch rechtop |
| HEIC (iPhone) | OCR, met de HEIF- en HEVC-extensies van Windows |
Waar moet je op letten?
OCR is herkenning, geen zekerheid. Een vage foto, een gekreukte bon of een thermisch bonnetje dat al half vervaagd is, kan tot leesfouten leiden. Boekhoud Verkenner helpt je die te vinden: telt excl. plus btw niet op tot het totaal, dan ontbreekt het vinkje, en bij het berekenen van de btw krijgt zo’n document een lagere zekerheidsscore met als reden “gelezen met OCR”. Die documenten loop je daarna in één scherm na.
Wil je van een stapel bonfoto’s één nette PDF maken voor je administratie? Dat lees je in foto’s van bonnen omzetten naar PDF.
Alle stappen en sneltoetsen staan in de handleiding. Liever eerst zelf proberen? Open de demo met een fictieve administratie, direct in je browser.