Werkt dit met mijn boekhoudpakket?

Ja. Boekhoud Verkenner zet de waarde op het Windows-klembord; je plakt hem met Ctrl+V in elk pakket, of het nu in de browser draait of op je pc. Bedragen staan zonder valutateken en met een komma, zoals Nederlandse pakketten verwachten.

Hoe betrouwbaar is de herkenning?

De gegevens komen uit de tekst van de PDF, of via de tekstherkenning van Windows uit foto's en scans. Dat is herkenning, dus controleer de waarden. Het vinkje bij het totaal en de controle van het IBAN helpen daarbij: klopt de som niet of is het IBAN ongeldig, dan zie je dat meteen.

Wat als een factuur meerdere IBAN's bevat?

Dan kiest de app het IBAN van de leverancier, niet de rekening waarvan wordt afgeschreven. Zie je toch een ander nummer nodig, dan selecteer je het met het OCR-kader (Alt+O).

Kan ik ook bedragen gebruiken die niet bij de herkende gegevens staan?

Ja. Onder 'Ook gevonden in de tekst' staan alle andere bedragen en datums uit het document, met een klik te kopiëren. Met het OCR-kader selecteer je elk ander stuk tekst.

Factuurgegevens overnemen in je boekhoudpakket zonder overtypen

Door Gerard Buitelaar22 september 20263 min. lezen

In het kort

Boekhoud Verkenner leest bij elke factuur of bon de relatie, het factuurnummer, de datum, het bedrag excl. btw, de btw, het totaal en het IBAN uit het document. Een klik op een waarde, of een sneltoets als Alt+B voor het bedrag, zet hem op het klembord in het formaat dat een boekhoudpakket verwacht: bedragen zonder valutateken, met een komma.

Herkend uit elke factuur: relatie, factuurnummer, datum, excl. btw, btw per tarief, totaal, IBAN en btw-nummer.
Een vinkje laat zien dat excl. plus btw gelijk is aan het totaal.
Het IBAN wordt gecontroleerd op het controlegetal (mod-97), zodat een leesfout opvalt.
Sneltoetsen: Alt+B (bedrag), Alt+I (IBAN), Alt+N (factuurnummer) en Alt+D (datum).
Bij e-facturen komen de gegevens exact uit de XML.

Het tabblad Gegevens van een factuur met de melding dat het IBAN gekopieerd is (fictieve demo-administratie)

Een inkoopfactuur inboeken bestaat uit een handvol gegevens: wie, welk nummer, welke datum, welk bedrag, hoeveel btw, en naar welk IBAN. Het overtypen ervan is het meest eentonige deel van het werk, en ook het meest foutgevoelige. Eén verwisseld cijfer in een IBAN of een bedrag, en je zoekt er later een kwartier naar.

Waarom is overtypen een risico?

Overtypen gaat meestal goed, en juist daarom valt het niet op als het een keer misgaat. Een 8 die een 3 wordt, een komma op de verkeerde plek, of het factuurnummer van de vorige factuur dat nog op het klembord stond. Bij tientallen facturen per klant per maand is de vraag niet óf het gebeurt, maar wanneer.

Hoe werkt kopiëren met één klik?

Selecteer een factuur in Boekhoud Verkenner. Onder het voorbeeld staat het tabblad Gegevens, met wat de app uit het document heeft gelezen:

Gegeven	Hoe het herkend wordt
Relatie	De naam van de leverancier, niet die van jezelf als afnemer
Factuurnummer en datum	Uit de kop van de factuur
Excl. btw, btw en totaal	Ingedeeld op betekenis en rekenkundig gecontroleerd
Btw per tarief	21%, 9% of 0%, ook in tabellen zonder procentteken
IBAN	Gecontroleerd op het controlegetal (mod-97)
Btw-nummer	Het btw-identificatienummer van de leverancier

Klik op een waarde en hij staat op het klembord. Plak hem met Ctrl+V in je boekhoudpakket. Bedragen worden gekopieerd zoals een pakket ze verwacht: zonder valutateken en met een komma, dus 463,59 en niet € 463,59.

Werk je liever met het toetsenbord, dan gebruik je de sneltoetsen:

Alt+B: het bedrag
Alt+I: het IBAN
Alt+N: het factuurnummer
Alt+D: de datum

Hoe weet je of de gegevens kloppen?

De app rekent na. Een vinkje bij het totaal betekent dat excl. btw plus btw precies het totaal is. Bij het IBAN staat een vinkje als het controlegetal klopt; een IBAN met één verkeerd cijfer valt daar altijd door. Op een factuur met een toestelkrediet of voorschot staat apart het te betalen bedrag als dat afwijkt van het totaal.

Wil je bedragen sneller terugvinden in het document zelf, zet dan in Instellingen een markeerstift aan. Elk bedrag in het voorbeeld krijgt dan een kleur, in PDF’s, foto’s, scans, Word-documenten en e-facturen.

Wat als een gegeven ontbreekt?

Niet elke factuur is netjes opgemaakt. Daarvoor zijn er twee uitwegen:

Ook gevonden in de tekst: alle andere bedragen en datums uit het document, klikbaar. Heb je ze niet nodig, dan zet je deze lijst uit in Instellingen > Herkende gegevens.
Het OCR-kader: druk op Alt+O, sleep een kader over het stuk dat je zoekt, en de tekst en bedragen daarin zijn te kopiëren. Dat werkt op gewone PDF’s, scans en foto’s. Meer daarover in bonnetjes en scans lezen met OCR.

Werkt het ook met e-facturen?

Ja, en daar is het nog nauwkeuriger. Bij een e-factuur in UBL komen de gegevens rechtstreeks uit de XML. Er wordt niets herkend, dus wat je kopieert is precies wat de leverancier heeft gefactureerd.

Wat levert het op?

Minder typen is prettig, maar de echte winst zit in zekerheid. Een gekopieerd IBAN dat de mod-97-controle doorstaat, is niet verkeerd overgetypt. Een totaal met een vinkje klopt met de btw. En omdat je niet steeds wisselt tussen een PDF-lezer en je pakket, blijf je in het ritme: factuur selecteren, waarden plakken, volgende.

Alle stappen en sneltoetsen staan in de handleiding. Liever eerst zelf proberen? Open de demo met een fictieve administratie, direct in je browser.