Een e-factuur (UBL) openen en lezen zonder boekhoudpakket

Steeds meer facturen komen binnen als e-factuur: een XML-bestand in plaats van, of naast, een PDF. De Rijksoverheid vraagt leveranciers er al jaren om, via Peppol worden ze tussen bedrijven verstuurd, en met de Europese plannen voor digitale btw-rapportage (ViDA) wordt e-factureren voor handel binnen de EU de norm. Voor de boekhouder betekent dat een nieuw soort bestand in de map. En dat bestand laat zich niet zomaar lezen.

Wat is een e-factuur precies?

Een e-factuur is geen PDF per mail, maar een gestructureerd bestand. In Nederland en Europa is dat meestal UBL 2.1 (Universal Business Language), volgens de Nederlandse afspraken (NLCIUS, ook wel SI-UBL 2.0) of het Europese Peppol BIS Billing 3.0. Beide volgen de Europese norm EN 16931. Alles staat erin op een vaste plek: leverancier, afnemer, KvK- en btw-nummers, regels, kortingen, btw per tarief en categorie, totalen en betaalgegevens.

Dat maakt een e-factuur ideaal voor software, maar lastig voor mensen. Dubbelklik je op het bestand, dan opent Windows het in een browser of editor en zie je honderden regels XML.

Hoe lees je een e-factuur in Boekhoud Verkenner?

Selecteer het bestand. Boekhoud Verkenner herkent een UBL-factuur of -creditnota aan de inhoud, dus ook als hij .xml heet en tussen andere bestanden staat, en toont hem als een gewone factuur:

• leverancier en afnemer, met KvK- en btw-nummer;
• kenmerken zoals factuurnummer, ordernummer en datum;
• alle regels, met kortingen en toeslagen;
• de btw per tarief en per categorie: standaard, verlaagd, verlegd, vrijgesteld, intracommunautair en export;
• totalen, betaalgegevens en opmerkingen.

Onder de factuur staat het tabblad Gegevens, net als bij een PDF. Het verschil: bij een e-factuur komen die gegevens rechtstreeks uit de XML. Er wordt niets herkend of geschat, dus er hoeft ook niets gecontroleerd te worden. Bij een creditnota zijn de bedragen negatief.

Wat doe je met de bijlagen?

Veel e-facturen hebben een bijlage, vaak de PDF die de leverancier zelf heeft gemaakt, soms een pakbon of urenstaat. Die zitten versleuteld in de XML. In Boekhoud Verkenner sla je ze met één klik naast de factuur op, zodat ze gewoon in je map staan.

Hoe zet je een e-factuur om naar PDF?

Niet elk boekhoudpakket of elke klant kan iets met XML. Klik daarom met rechts op een of meer e-facturen en kies Converteren naar > PDF. Je krijgt een opgemaakte A4-factuur met alle gegevens uit de XML, over meerdere pagina’s als dat nodig is, met daarachter de pagina’s van de meegestuurde PDF en eventuele afbeeldingen. In de voettekst staat dat de PDF uit de e-factuur gemaakt is en dat de XML leidend is.

Een hele map tegelijk kan ook: selecteer alle .xml-bestanden en de app controleert zelf welke echte UBL-facturen zijn. Meer over omzetten lees je in foto’s, Word, Excel en e-facturen omzetten naar PDF.

Waarom zijn e-facturen beter voor de btw-aangifte?

Bij een PDF of scan moeten bedragen herkend worden, en herkenning kan fout gaan. Bij een e-factuur niet. Daarom tellen e-facturen in Boekhoud Verkenner exact mee bij het berekenen van de btw over een hele map: verlegde btw als verlegd, uitvoer in rubriek 3a, leveringen binnen de EU in rubriek 3b, en creditnota’s negatief. Een .xml die geen UBL-factuur is, telt niet mee.

Waar moet je op letten?

• De XML is het origineel. Bewaar het XML-bestand, ook als je er een PDF van maakt. Dat is de factuur die je voor de bewaarplicht moet kunnen tonen.
• Herken het soort document. Een creditnota is ook UBL; Boekhoud Verkenner toont hem als creditnota met negatieve bedragen.
• Zet een map e-facturen in één keer om als een klant om PDF’s vraagt, in plaats van ze een voor een te openen in een online viewer, waar je de factuur van je klant naar een onbekende website uploadt.