Foto's van bonnen, Word, Excel en e-facturen omzetten naar PDF
Door Gerard Buitelaar3 min. lezen
In het kort
Met Converteren naar in Boekhoud Verkenner zet je bestanden met een rechtsklik om: foto's van bonnen naar PDF (los of samen, op A4 of origineel formaat), PDF naar JPG, PNG en HEIC naar JPG, Word en Excel naar PDF via Office of LibreOffice, e-facturen naar een opgemaakte PDF, en MT940 naar CAMT.053. Het nieuwe bestand komt naast het origineel, en er wordt nooit iets overschreven.
- Foto's (JPG, PNG, WebP, GIF, BMP) naar PDF, los of samengevoegd, op A4 of origineel formaat.
- PDF naar JPG op 200 dpi, elke pagina een afbeelding; PNG en HEIC naar JPG.
- Word en Excel naar PDF door Office of LibreOffice op je pc, alleen-lezen en zonder macro's.
- E-factuur (UBL) naar een opgemaakte PDF, met de meegestuurde bijlagen erachter.
- Altijd naast het origineel, nooit overschreven, en zonder iets te uploaden.
Een administratie loopt het soepelst als alles hetzelfde formaat heeft. Maar wat binnenkomt, is van alles: foto’s van bonnen in JPG en HEIC, een Excel-overzicht, een Word-brief, een e-factuur in XML. Het boekhoudpakket of het archief wil PDF, de klant vraagt om een afbeelding. Online converters lossen dat op, maar dan upload je de documenten van je klant naar een website die je niet kent.
Waarom niet gewoon een online converter?
Omdat in die documenten persoonsgegevens, bedragen en bankgegevens staan. Voor een administratiekantoor valt het uploaden daarvan onder de AVG, en vaak onder de afspraken met de klant. Lokaal omzetten is sneller, werkt zonder internet, en de documenten verlaten je pc niet.
Hoe zet je een bestand om in Boekhoud Verkenner?
- Selecteer een of meer bestanden.
- Klik met rechts en kies Converteren naar, of zoek “Converteer naar” in het opdrachtenpalet met
Ctrl+K. - Kies het formaat.
Het nieuwe bestand komt naast het origineel. Er wordt nooit iets overschreven: bestaat de naam al, dan krijgt het nieuwe bestand een nummer, zoals “Factuur (2).pdf”.
Welke omzettingen zijn er?
| Van | Naar | Hoe |
|---|---|---|
| JPG, PNG, WebP, GIF, BMP | Los of samen, A4 of origineel formaat | |
| JPG | Elke pagina op 200 dpi | |
| PNG | JPG | Transparantie wordt wit |
| HEIC (iPhone) | JPG | Met de HEIF- en HEVC-extensies van Windows |
| Word (.doc, .docx) | Door Office of LibreOffice, alleen-lezen, zonder macro’s | |
| Excel (.xls, .xlsx) | Door Office of LibreOffice, alleen-lezen, zonder macro’s | |
| E-factuur (UBL) | Opgemaakte factuur met de bijlagen erachter | |
| MT940 | CAMT.053 | Volgens het ISO 20022-schema |
| CAMT.053 | MT940 | Volgens de SWIFT-veldformaten |
Hoe maak je van een stapel bonfoto’s één PDF?
Dit is de omzetting die een administrateur het vaakst nodig heeft:
- Selecteer de foto’s van de bonnen.
- Open Naar PDF onderin het voorbeeldvenster, of druk op
Alt+C. - Kies A4 (netjes voor het archief) of het originele formaat.
- Kies of de foto’s samen één PDF worden of elk een eigen PDF.
Hoe werkt Word en Excel naar PDF?
Boekhoud Verkenner laat het omzetten over aan Microsoft Office op je pc, onzichtbaar, alleen-lezen en met macro’s uitgeschakeld. Heb je geen Office, dan gebruikt de app LibreOffice. Het resultaat is dus precies de PDF die Word of Excel zelf zou maken. Een bestand met een wachtwoord wordt overgeslagen met een melding, zonder vraagvenster. Wil je zo’n bestand alleen bekijken, lees dan Word en Excel bekijken zonder Office te openen.
En e-facturen en bankafschriften?
Een e-factuur wordt een opgemaakte A4-factuur met alle gegevens uit de XML, met daarachter de pagina’s van de meegestuurde PDF en afbeeldingen. Een hele map tegelijk kan ook. Zie een e-factuur openen en lezen.
Bankafschriften zet je om van MT940 naar CAMT.053 en terug. Zie MT940 omzetten naar CAMT.053.
Waar moet je op letten?
- Bewaar het origineel. Bij een e-factuur is de XML de echte factuur; de PDF is een weergave.
- HEIC vraagt de HEIF- en HEVC-extensies van Windows, te vinden in de Microsoft Store.
- Automatisch rechtop zetten op basis van tekstherkenning geldt nog niet voor het omzetten. Staat een foto scheef, draai hem dan eerst.
Alle stappen en sneltoetsen staan in de handleiding. Liever eerst zelf proberen? Open de demo met een fictieve administratie, direct in je browser.