Bijlagen uit Outlook en bestanden uit Verkenner kopiëren, plakken en slepen

De meeste facturen beginnen in een mailbox. Een leverancier mailt een PDF, een klant stuurt een stapel bonnen, de bank een afschrift. Van daar moeten ze naar de juiste map: per klant, per kwartaal, inkoop of verkoop. En vaak daarna weer verder: naar een collega, een uploadportaal of een mail aan de klant.

Waarom is bestanden verplaatsen vaak omslachtig?

Omdat elk programma zijn eigen manier heeft. In Outlook “Opslaan als”, dan de juiste map zoeken in een dialoogvenster. In Verkenner twee vensters naast elkaar zetten om te slepen. Bij een kopie vergeten dat de oorspronkelijke versie nog in Downloads staat. Een bestandsverkenner voor de administratie moet daarom met al die programma’s samenwerken.

Hoe werkt kopiëren en plakken samen met Verkenner?

Kopiëren (Ctrl+C), knippen (Ctrl+X) en plakken (Ctrl+V) werken in Boekhoud Verkenner zoals in Windows Verkenner, en samen met Verkenner: wat je daar kopieert of knipt, plak je in Boekhoud Verkenner, en andersom. Het kopiëren zelf doet Windows, dus:

• bij een bestaande naam vraagt Windows of het bestand vervangen of overgeslagen moet worden;
• in dezelfde map komt er “- kopie” achter;
• grote bestanden krijgen een voortgangsvenster;
• Verkenner kan het ongedaan maken.

Geknipte bestanden worden verplaatst, en geplakte bestanden worden geselecteerd zodat je ziet wat er is binnengekomen.

Hoe zet je een bijlage uit Outlook in een klantmap?

1. Klik in Outlook met rechts op de bijlage en kies Kopiëren, of selecteer hem en druk op Ctrl+C.
2. Open de juiste map in Boekhoud Verkenner, bijvoorbeeld via een favoriet met Alt+1.
3. Druk op Ctrl+V.

De bijlage staat in de map en wordt nooit over een bestaand bestand geschreven: heet er al een bestand “factuur.pdf”, dan wordt het “factuur (2).pdf”. Bestanden uit een geopende ZIP-map in Verkenner plak je op dezelfde manier. Wil je een heel archief uitpakken, lees dan ZIP, RAR en 7-Zip uitpakken.

Hoe sleep je een bestand naar een andere map?

Sleep bestanden of mappen uit de lijst naar:

• een map in de lijst;
• een map in de zijbalk: favorieten, Bureaublad, stations;
• een map in het kruimelpad bovenaan.

De map licht op en een label met de bestandsnaam of het aantal bestanden volgt de muis. Esc annuleert. Net als in Verkenner wordt er op hetzelfde station verplaatst en naar een ander station gekopieerd.

Wat gebeurt er met statussen en markeringen?

Die gaan mee. Verplaats je een factuur met status “Gecontroleerd” naar een andere map, dan houdt hij die status. Favorieten volgen hun map als die verplaatst of hernoemd wordt, en de markering als debiteuren of crediteuren verhuist mee met de map. Zo raak je bij het opruimen niets kwijt van het werk dat je al hebt gedaan. Meer over statussen lees je in bijhouden welke facturen al verwerkt zijn.

Hoe stuur je bestanden naar buiten?

Sleep je bestanden uit de lijst buiten het venster, dan wordt het een gewone Windows-sleepactie. Je zet ze zo:

• in een map in Verkenner;
• in een nieuwe mail in Outlook, als bijlage;
• in een uploadvenster van een website of portaal.

Naar buiten wordt altijd gekopieerd, nooit verplaatst. Het origineel blijft dus in je administratie staan.

En de rest van het bestandsbeheer?

Alles wat je in Verkenner doet, kan ook hier: een nieuwe map met Ctrl+Shift+N (de naam staat direct klaar om te typen), naam wijzigen met F2 (de naam zonder extensie is al geselecteerd), naar de Prullenbak met Del, en via rechtsklik Openen met een andere app. Zo hoef je voor je administratie geen tweede verkenner open te hebben.