Bijhouden welke facturen al verwerkt zijn, met een status per bestand

Een map met facturen vertelt niet hoe ver je ermee bent. Welke heb je al geboekt? Bij welke wacht je nog op een toelichting van de klant? Welke heb je bekeken maar nog niet verwerkt? Veel boekhouders lossen dat op met submappen (“verwerkt”, “nog doen”), met kleuren in een spreadsheet, of met hun geheugen. Alle drie werken tot het druk wordt.

Waarom werkt verplaatsen naar een map “verwerkt” niet goed?

Verplaatsen verandert je mappenstructuur, en die structuur heeft vaak een reden: per kwartaal, per leverancier, per soort. Een factuur die naar “verwerkt” gaat, staat niet meer bij zijn kwartaal. En een factuur waar je een vraag over hebt, moet je ergens anders parkeren. Je mappen gaan je werkvoorraad bijhouden, en dat is niet waar ze voor zijn.

Hoe werken statussen in Boekhoud Verkenner?

Elk bestand kan een status krijgen, zonder dat het verplaatst wordt. Er zijn er vier, elk met een eigen toets:

Toets	Status	Wanneer
1	Te verwerken	Nieuw binnen, nog niet bekeken
2	Vraag klant	Er ontbreekt iets of er is iets onduidelijk
3	Gecontroleerd	Bekeken en in orde, nog niet geboekt
4	Geboekt	Verwerkt in het boekhoudpakket
0	(wissen)	De status weghalen

Druk op een cijfer en de status staat erbij, met een kleur. De selectie springt door naar het volgende bestand, zodat je een map afwerkt in één ritme: kijken, cijfer, kijken, cijfer. Met de muis kan het ook, via rechtsklik > Status.

Hoe zie je hoeveel werk er nog ligt?

Bij je favorieten in de zijbalk staat hoeveel bestanden er nog te verwerken zijn. Zet de mappen van je klanten in de favorieten (Ctrl+D), en je ziet bij het openen van de app per klant waar nog werk ligt. In de lijst staat de status als kolom, dus sorteren op status zet alles met “Vraag klant” bij elkaar, klaar om in één mail aan de klant te vragen.

Blijven statussen bewaard?

Ja. De statussen worden op je pc bewaard en verhuizen mee als je een bestand in Boekhoud Verkenner hernoemt (F2), knipt en plakt, of naar een andere map sleept. Ze blijven staan als je de app sluit.

Een werkwijze voor een kwartaal

Een manier om statussen te gebruiken bij het verwerken van een kwartaal:

1. Nieuwe documenten krijgen 1 als ze binnenkomen, of je laat ze zonder status.
2. Loop de map door met de pijltjestoetsen en het voorbeeldvenster. Klopt een factuur, druk 3; mist er iets, druk 2.
3. Boek de gecontroleerde facturen, met de gegevens met één klik gekopieerd, en druk 4.
4. Sorteer op status en mail de klant in één keer over alles met “Vraag klant”.

Zo staat de stand van zaken in de map zelf, en kan een collega die het overneemt meteen zien waar je gebleven was.

Combineer met markeringen en de btw

Statussen zeggen hoe ver je bent; markeringen als debiteuren of crediteuren zeggen aan welke kant een document hoort. En de btw-controle bevestigt de bedragen in het bestand zelf. Samen geven ze een administratie die je in één oogopslag overziet.